BISNIS ELEKTRONIK DAN KERJA SAMA GLOBAL

BISNIS ELEKTRONIK DAN KERJA SAMA GLOBAL

A.    Proses Bisnis dan Sistem Informasi

Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh arus material, informasi, dan pengetahuan antar peserta dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu pada cara-cara yang unik dimana organisasi koordinat kerja, informasi, dan pengetahuan, dan cara manajemen yang memilih untuk mengkoordinasikan pekerjaan. Untuk sebagian kerja, kinerja sebuah perusahaan bisnis tergantung pada seberapa baiknya proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan pekerjaan. Untuk sebagian besar, kinerja sebuah perusahaan bisnis tergantung pada seberapa baiknya proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan. Bagaimana Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis

Teknologi Informasi meningkatkan proses bisnis dengan berbagai langkah dalam proses bisnis yang awalnya dilakukan secara menual, seperti memeriksa kredit klien, atau menghasilkan faktur dan ketertiban pengiriman.

B.       Jenis Sistem Informasi

Dengan adanya kepentingan yang berbeda, spesialisasi, dan tingkat dalam suatu organisasi, ada berbagai jenis sistem,. Sebuah organisasi bisnis yang khas memiliki sistem proses pendukung untuk masing-masing bisnis fungsi-sistem utama untuk penjualan pemasaran, manufaktur dan produksi keuangan serta sumber daya manusia.

1.      Sistem Untuk Kelompok Manajemen Berbeda

Sebua perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok-kelompok yang berbeda atau tingkatan manajemen. Sistem ini meliputi sistem pemprosesan transaksi, manajemen sistem inforamasi, dan sistem untuk proses intelijen bisnis.

a.    Sistem Pengolahan Transaksi

Manajer operasional membutuhkan sistem sistem yang melacak kegiatan SD dan transakti organisasi, seperti penjualan, penerimaan, deposito gas, penggajian, keputusan kredit, dan aliran bahan dipabrik. Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab ppertanyaan rutin dan untuk melacak aliran transaksi melalui organisasi. Para menejer membutuhkan ini untuk memantau status operasi didalam perusahaan, beserta hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal.

b.    Sistem Intilijen Bisnis Untuk Pendukung Keputusan

Manajemen menengah membutuhkan sistem untuk membantu dengan pemantauan, pengendalian, pengambilan keputusan, dan kegiatan administrasi.

Beberapa jenis sistem intelijen bisnis mendukung lebih banyak pengambilan keputusan tanpa pengulangan :

·         Sistem pendukung keputusan, fokus kepada masalah yang unik dan cepat berubah, yang prosedur dalam mencapai atau menghasilkan  suatu solusi belum ditemukan sebelumnya secara keseluruhan.

·         Sistem eksekutif, membantu manajemen senior dalam mewujudkan keputusan-keputusan yang telah dibuat. Sistem tersebut ditujukan untuk mendukung pengambilan keputusan tanpa routine yang membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan wawasan.

c.    Sistem Untuk Membuat Perusahaan Saling Terhubung

Aplikasi perusahaan membantu bisnis menjadi lebih lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan mereka proses bisnis lebih dekat dan mengintegrasikan kelompok proses sehingga mereka fokus dengan manajemen sumber daya yang efesien dan layanan pelanggan.

Ada empat aplikasi perusahaan utama yaitu:

·         Sistem perusahaan

·         Pasokan sistem manajemen rantai

·         Sistem manajemen hubungan pelanggan

·         Sistem manajemen pengetahuan

·         Internet dan exstranet

Aplikasi perusahaan membuat perubahan yang mendalam dalam cara perusahaan melakukan bisnis, menawarkan banyak kesempatan untuk mengintegrasikan bisnis penting data kedalam satu sistem.

C.    Sistem Untuk Kerja Sama Dan Kerja Sama Tim

APAKAH KERJASAMA?          

Kolaborasi bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kolaborasi berfokus pada tugas atau prestasi misi dan biasanya membutuhkan waktu menempatkan dalam bisnis, atau organisasi lainnya dan antara bisnis.

Kerjasama tim yang lebih penting saat ini dari pada sebelumnya untuk berbagai alasan, diantaranya yaitu:

1.      Mengubah sifat pekerjaan

2.      Pertumbuhan kerja profesional

3.      Mengubah organisasi perusahaan

4.      Mengubah lingkup perusahaan

5.      Penekana pada inovasi

6.      Budaya mengubah kerja dan bisnis

MANFAAT USAHA KERJA SAMA

1.        Produktifitas  orang yang bekerjasama dapat mengerjakan tugas yang kompleks lebbih cepat dari orang yang sama yang bekerja diisolasi dari satu sama lain.

2.        Kualitas orang yang bekerjasama dapat berkomunikasi kesalahan, dan benar tindakan cepat, ketika mereka bekerja bersama-sama

3.        Inovasi orang yang bekerja sama dalam kelompok bisa datang dengan ide-ide yang ilebih inovatif untuk produk, layanan, dan administrasi dari jumlah yang sama bekerja di isolasi dan bekerja satu samalain.

4.        Layanan pelannggan orang yang bekerja sama dalam tim dapat meneyelesaikan keluhan pelanggan dan masalah lebih cepat dan lebih efektif dari pada jika mereka bekerja di isolasi dari satu sama lain

5.        Kinerja keuangan (profitabilitas, sebagai hasil dari semua hal diatas, perusahaan kolaboratif telah penjualan, dan pertumbuhan penjualan) pertumbuhan penjualan yang unggul dan dan kinerja keuangan.

MEMBANGUN BUDAYA DAN BISNIS BERSAMA

Kolaborasi tidak akan berlangsung secara spontan dalam perusahaan bisnis terutama jika tidak ada budaya atau proses bisnis yang mendukung. Tugas manajemen menengah seharusnya adalah  untuk menyampaikan pesan kembali dan sebagainya, atas dan bawah hirarki. Komando dan kontrol perusahaan diperlukan karyawan tingkat rendah untuk melaksanakan perintah tanpa terlalu banyak bertanya, dengan tidak bertanggung jawab untuk meningkatkan proses, dan tanpa imbalan untuk kerjasama tim atau kinerja tim. Manajer senior yang bertanggung jawab untuk mencapai hasil tetapi tergantung pada tim karyawan untuk mencapai dan melaksanakan hasil.

ALAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KERJA SAMA

Sebuah kolaborasi, budaya berorientasi tim tidak akan menghasilkan manfaat jika tidak ada sistem informansi ditempat untuk memungkinkan kolaborasi. Saat ini ada ratusan alat yang dirancang untuk mengadapi kenyataan bahwa, dalam rangka untuk berhasil dan dalam pekerjaan kita, kita semua bergantung pada satu sama lain, sesama karyawan, pelanggan, pemasok, dan manajer.

Alat dan teknologi untuk kerja sama , diantaranya yaitu:

·      E-mail dan instant messaging (M)

·      Wiki

·      Jejaring sosial

·      Virtual worlds

·      Platform kolaborasi dan bisnis jejaring sosial

·      Google Apps/Google Sites dan cold collaboration services

·      Microsoft share point

·      Lotus Notes 

D.    Fungsi Sistem Informasi Didalam Bisnis

a.       Sistem Informasi Deppartemen

Sistem informasi departemen terdiri dari spesialis, seperti programmer, analis sistem, pemimpin proyek,bdan menejer sistem informasi.

b.      Pengorganisasian Fungsi Sistem Informasi

Ada banyak perusahaan bisnis dan ada banyak cara dimana fungsi TI yang diselenggarakan dalam perusahaan. Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki resmi kelompok sistem informasi. Ini mungkin memiliki satu kelompok yang bertanggung jawab untuk menjaga jaringan dan aplikasi yang sedang berjalan, atau mungkin menggunakan konsultan untuk layanan ini.

KASUS

“Penerapan Bisnis Elektronik Dan Kerjasama Global Pada KFC”

       KFC merupakan contoh perusahaan pertama yang memanfaatkan perkembangan Teknologi komputer yang menjadi dasar penerapan aplikasi nyata penggunaan media komunikasi dan pengolahan data perusahaan. Perusahaan ini terus mengembangkan sistem informasinya untuk menunjang bisnisnya agar lebih efektif dan berdaya saing tinggi. KFC mengggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk mengembangkan sistem order yang berbasis internet, melengkapi sistem order via telepon. Bahkan merambah ke sistem jejaring sosial seperti facebook dan twitter untuk membangun komunitas melalui situs tersebut serta berbagai penawaran promo via email dan internet. Hal ini terbukti meningkatkan keuntungan perusahaan.

       PT Fastfood Indonesia merupakan pemilik tunggal waralaba KFC di Indonesia yang didirikan oleh Gelael Group pada tahung 1978. Pertumbuhan perusahaan yang cepat membuat manajemen memutuskan bergabung dengan Salim Group sebagai pemegang saham utama pada tahun 1990. Padda tahun 1993 perusahaan terdaftar sebagai emiten di bursa efek jakarta sebagai langkah memperbesar pasar KFC. Keberhasilan perseroan menjadikan KFC pemimpin pasar restoran cepat saji. Perseroan senantiasa memonitor posisi pasar dan kualitas KFC dari berbagai bidang. Evaluasi salah satunya dilakukan berdasarkan masukan dari konsumen untuk meningkatkan kualitas produk, layanan dan fasilitas melalui Brand Image Tracking Study (BITS) dan Champs Management System (CMS).

Sistem Informasi Yang Digunakan KFC

       Memberikan pelayanan yang terbaik adalah visi dari KFC. Untuk itu KFC merancang suatu sistem informasi yang berbasiskan IT sehingga bisa menunjang seluruh aktivitas bisnis KFC. Sistem informasi di KFC mencakup Operating Support System (OSS) dan Managing Support System (MSS).

1)        Operating Support System

       Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Operating system yang digunakan oleh KFC dibagi kembali menjadi beberapa macam yaitu:

a.  Transaction Processing System (TPS)

       KFC dalam melakukan trasnsaksi telah mempunyai jaringan komputer yang terintegrasi dengan customer yang menyediakan informasi pemesanan. Transaction Processing System yang digunakan oleh KFC adalah Point of Sale (POS) System, yang merupakan bagian yang paling vital dalam proses operasional, transaksi dengan konsumen yang melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan dan data base perusahaan secara simultan, kemampuan hardware dan software yang dapat diandalkan merupakan faktor kunci kelangsungan operasional. KFC juga malakukan investasi untuk mengembangkan POS yang memiliki kaitan sangat erat dengan bagian backstore operation. Online System bekerja antara front office (melalui POS) dan bagian belakang (backstore operation).

       Aliran kerja Operasional KFC diterjemahkan dari secara baku ke dalam proses otomatisasi. Pesanan diterima pelanggan oleh sistem point of sale (Order station) yang akan di catat olehwork station sebagai pengumpul data kolektif dari beberapa order station. Kemudian pesanan akan langsung 10 diproses oleh dapur dengan hard copy document transaction sebagai perintah kerja. Seluruh data transaksi kemudian disimpandalam file server, sedangkan driver routing diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung oleh Head Quarter melalui jaringan WAN.  

b.   Enterprise Collaboration System (ECS)

       Perusahaan waralaba KFC telah mulai melakukan aliansi bisnis dengan menggunakan intranet, ekstranet, dan internet untuk membangun jaringan komunikasi global baik dengan customer, pihak internal, supplier, dan pihak lainnya yang terkait dalam system. Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam elektronik mail untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan video conference dan lain-lain.

       Sistem ini juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi di internal perusahaan, misalkan antar outlet KFC akan dihubungkan ke dalam satu jaringan sehingga koordinasi dan pertukaran informasi dapat mudah dilakukan.

c.  Process Control System

       KFC telah mengembangkan in house system bernama KFC Management System. Sistem ni menyediakan aplikasi yang mendukung store manager untuk melakukan bussiness forecasting, Inventory management dan human resource management. Process control ini, outlet-outlet KFC dapat beroperasi dengan efektif dan efisien sehingga memaksimalkan profit. sistem ini tersambung secara otomatis dengan kantor pusat (Head Quarter), sehingga para manager dapat memonitor performa, melakukan kontrolserta koordinasi dengan tiap outletnya.

2)  Management Support System

       Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.

a. Management Information System (MIS)

       Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.

       MIS yang digunakan pada KFC adalah KFC’s Field Management System yang menyediakan aplikasi yang dapat membantu store manager dalam business forecasting, inventory management dan human resources management. Aplikasi ini akan berupa suatu bentuk pelaporan yang selanjutnya digunakan oleh perusahaan dalam penentuan atau pengambilan keputusan pada sistem penunjang keputusan. 

b. Decision Support Sistem (DSS)

       DSS Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya. Bagi KFC sendiri penggunaan DSS terlihat ketika setiap store manager dapat memonitor performance sistem secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen persediaan. 

c. Information Reporting System

       Information Reporting System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajeral dan end users. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, periode maupun ketika terjadi situasi tak terduga.

d.  Executive Information System

       Sistem Informasi eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi informasi selektif tentang faktor-faktor ekslusif dalam menjalankan tujuan strategis bagi manajemen.

Pertanyaan Diskusi

1.    Bagaimana sistem informasi digunakan untuk mendukung proses penyelesaian pemesanan seperti yang digambarkan pada Gambar 2.1? Jelaskan bagian terpenting dari informasi yang harus ditangkap oleh sistem ini!

Jawab :

Dalam hal ini jika dapartemen penjualan menerima sebuah pesanan maka hal pertama yang dilakukan adalah memastikan apakah kostumer dapat membayar pesanannya baik itu melalui pembuktian kredit atau pun melalui transfer dengan segera agar pengirimian barang dapat dilakukan dengan segera. Disini pihak dapartemen penjualan akan melakukan komunikasi dengan pihak pengiriman seperti Kantor Pos, sedangkan untuk bukti pembayar yang dihasilkan pihak akuntansi dapartemen dan pemberitahuan akan dikirim kepada kostumer untuk memberitahukan bahwa produk pesanan nya telah dikirim.

Arti Penting Perlunya Sebuah Sistem Informasi

1.      Meningkatnya kebutuhan masyarakat (konsumen) tiap hari, terhadap kebutuhan pokok dan kebutuhan kelengkapan lainnya

2.      Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan dimasyarakat

3.      Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan

4.      Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi

5.      Kecendrungan manusia modern mencari alternatif untuk cadagan masa depan

6.      Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah inter prestasinya dan dituntut setiap kali pekerjaan untuk bisa cepat dimanfaatkan.

7.      Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya

8.      Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi

9.      Persaingan dunia usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia.

Contoh : sebuah perusahaan rokok. Saat pertama didirikan menejer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembangan dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manejer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia, material, marketing, keuangan, dll. Yang membutuhkan penanganan maksimal itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada diseluruh dunia.

2.    Identifikasi langkah-langkah yang diterapkan pada proses peminjaman buku dari perpustakaan dikampus anda berikut aliran informasi yang menyertainya. Jelaskan proses-proses terebut kebentuk diagram. Apakah ada yang perlu ditingkatkan dari proses tersebut guna meningkatkan kinerja di perpustakaan  kampus anda? Jelaskan proses yang perlu ditingkatkan tersebut ke dalam bentuk diagram!

Jawab :

Langkah-langkah yang biasa diterapkan dalam proses peminjaman buku pada perpustakaan yaitu:

a)    Peminjam wajib mempunyai ktm dan ktp untuk proses pembuatan kartu perpustakaan atau kartu anggota

b)   Selanjutnya melakukan foto dan membayar uang pendaftaran untuk kelengkapan pembuatan kartu anggota

c)    Menelusuri pada rak buku, untuk mengetahui apakah buku yang dicari tersedia diperpustakaan tersebut

d)   Setelah itu petugas mencatat nama pada slip tanggal kembali dalam buku yang akan dipinjam

e)    Peminjam menyerahkan kartu anggota (KA)

f)    Scan barcode kartu anggota

g)   Cocok akan data yang tertera pada KA dengan yang ditampilkan dengan komputer

h)   Periksa daftar pimanjaman apabila masih terdapat peminjaman konfirmasikan kepada peminjam

i)     Periksa catatan penting (special message), apabila tgerdapat kewajiban yang belum diselesaikan, selesaikan terlebih dahulu

j)     Scan bercode buku

k)   Cocokkan judul buku yang tampil dikomputer dengan judul yang tertera pada buku

l)     Cantumkan cap dan tanggal kembali pada buku

m) Bubuhkan paraf pada slip tanggal kembali

n)   Serahkan KA dan buku kepada peminjam

Diagram

 

3.    Gunakan matriks perangkat kolaborasi dan sosial ruang atau waktu untuk mengklasifikasikan teknologi kolaborasi dan jejaring sosial yang digunakan TELUS!

Jawab :

Sistem informasi tidak dapat membuat keputusan, merekrut atau memcat karyawan, menandatangani kontrak, menyetujui kesepakatan, serta menyesuaikan harga barang dipasaran. Sebagai tambahan terhadap sistem-sistem yang telah dijelaskan, organisasi bisnis memerlukan sistem khusus untuk mendukung kerjasama dan kerja tim.

Kolaborasi adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan biasanya digunakan pada organisasi bisnis. Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit atau dalam jangka waktu yang lebih lama. Saat ini kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih penting dibandingkan sebelumnya karena berbagai alasan.

Bisnis jejaring sosial yang menggunakan platform jejaring sosial meliputi facebook, twiter, dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk berhubungan dengan karyawan, pelanggan serta pemasok. Tujuannya adalah untuk memperdalam interaksi dengan kelompok internal maupun eksternal perusahaan guna memperlancar dan memperaiki pendistribusian informasi, inovasi dan pengambilan keputusan.

Pengalaman TELUS mengilustrasikan begitu banyak organisasi saat ini bergantung pada sistem informasi untuk meningkatkan kinerja mereka dan menjaga perusahaan agar tetap kompetitif. Hal tersebut juga menunjukkan betapa sistem mendukung kolaborasi dan kerjasama tim membuat perbedaan dalam meningkatkan organisasi dalam menjalankan, menyediakan pelayanan yang unggul bagi pelanggan dan meningkatkan keuntungan. TELUS adalah perusahaan “tua” yang ingin terus beruah mengikuti zaman sambil tetap berfokus pada pelanggan serta diperluakn cara untuk mendapatkan dan melestarikan pengetahuan dan keahlian karyawan sebagai akibat 40% dari angkatan kerjanya mendekati angka pensiun.