SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

          Sistem Informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajamen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Sebagai contoh : Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut seorang manajer bisa membuat kebutuhan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tau buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehinga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.

          Sistem informasi menurut Henry Lucas adalah prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

Komponen-komponen Sistem Informasi :

·         Komponen Input

Merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi

·         Komponen Model

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

·         Komponen Output

Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

·         Komponen Teknologi

Merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi  digunakan unuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantau pengendalian sistem

·         Komponen Basis Data

Kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database

·         Komponen Kontrol

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi

Ciri-ciri Sistem informasi

1.      Baru, adalah informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima

2.      Tambahan, adalah informasi dapat diperbaharui atau memberikan tambahan terhadap informasi yang sebelumnya

3.      Kolektif, adalah informasi yang dapat menjadi suatu koreksi dari informasi yang salah sebelumnya

4.      Penegas, adalah informasi yang dapat mempertegas informasi yang telah ada

          Pengertian Organisasi secara umum merupakan suatu perkumpulan dari sekelompok orang yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Semua orang yang telah terkumpul dalam suatu organisasi sudah sepakat untuk mencapai tujuan tertentu, melalui sumberdaya yang sistematis dan rasional yang terkendali serta adanya pemimpin yang memimpin operasional organisasi secara terencana. Menurut James D. Mooney organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Unsur-unsur Organisasi :

1.      Manusia : sebuah organisasi akan terbentuk jika terdapat unsur manusia yang saling bekerjasama, ada pemimpin dan juga ada dipimpin telah terpenuhi

2.      Sasaran atau tujuan : sebuah organisasi akan terbentuk jika mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai

3.      Pekerjaan : sebuah organisasi akan terbentuk jika mempunyai pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian kerja

4.      Teknologi : sebuah organisasi akan terbentuk jika terdapat unsur-unsur teknisnya

5.      Tempat kedudukan : sebuah organisasi akan terbentuk jika ada tempat kedudukannya

6.      Struktur : sebuah organisasi akan terbentuk terdapat hubungan antara manusia satu dengan manusia lainnya, sehingga terciptalah organisasi

7.      Lingkungan : sebuah organisasi akan terbentuk jika lingkungannya sangat mendukung dan saling mempengaruhi, seperti mialnya adanya sistem kerjasama sosial

          Tujuan organisasi memiliki pengaruh dalam mengembangkan organisasi baik untuk perekruan anggota dan pencapaian apa yang akan atau ingin dilakukan dalam proses berjalannya organisasi tersebut.

·         Sebagai tempat untuk mendapatkan penghargaan

·         Sebagai tempat mengelola secara bersama-sama

·         Sebagai tempat untuk mencapai tujuan secara efisien dan selektif karena secara kolektif atau bersama-sama

Ciri-ciri Organisasi Modern :

·           Cenderung spesialisasi

·           Adanya asas-asas organisasi

·           Pengelolaan data semakin cepat

·           Unsur-unsur Organisasi yang lebih lengkap

·           Penggunaan staf yang lebih intensif

·           Organisasi yang bertambah besar

Ciri-ciri Organisasi secara Umum :

§  Adanya kerjasama secara terstruktur                       

§  Mempunyai sasaran dan tujuan

Unsur-unsur Dasar organisasi :

-       Proses kegiatan organisasi

-       Sumber energi

-       Formalitas

-       Hubungan

-       Struktur

-       Wewenang

-       Misi

-       Visi

-       Anggota atau personal

Teori-teori Organisasi

a. Teori Organisasi Klasik

Telah berkembang dalam 3 jenis aliran yaitu :

-       Teori Birokrasi, telah dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya yang berjudul “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism”.

-       Teori Administrasi, teori telah dikembangkan atas sumbangan dari Lyndall Urwick dan Henry Fayol dari eropa serta Reliey dan Mooeny dari Amerika.

-       Manajemen Ilmiah, telah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor yang dimulai sejak tahun 1900.

b. Teori Organisasi Neo Klasik

Teori yang sudah dikemukakan pada teori Neoklasik :

-       Partisipasi yakni melibatkan setiap orang dalam melakukan proses pengambilan keputusan.

-       Perluasan kerja yakni sebagai kebalikan dari pola spesialisasinya

-       Manajemen Bottom Up yang akan dapat memberikan kesempatan para junior untuk melakukan partisipasi untuk pengambilan keputusan manajemen puncak.

c. Teori Organisasi Modern

          Teori modern dipelopori oleh Herbert Simon yang ditandai dan dimulai pada saat berakhirnya gerakan Contingency. Sistem terbuka yang dipelopori oleh Robert Kahn dan Katz dalam bukunya “The Sosial Psychology of Organization” yang menjelaskan pada bukunya yaitu Keunggulan Sistem Terbuka.

Manfaat Organisasi

·         Melatih kepemimpinan

·         Kuat dalam menghadapi suatu tekanan

·         Mudah memecahkan suatu masalah

·         Tercapainya sebuah tujuan

·         Melatih mental berbicara dihadapan publik

·         Memperluas pergaulan

·         Mampu untuk mengatur waktu secara baik

·         Sebagai ajang pembelajaran kerja yang sebenarnya

·         Meningkatkan pengetahuan dan wawasan

·         Membentuk karakteristik dengan seseorang

 

Ø  Pengertian Strategi dan Taktik

          Suatu pendekatan secara keseluruhan yang berkenaan sengan pelaksanaan gagasan, perecanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Pada awalnya kata strategi hanya digunakan dalam istilah militer, namun kemudian berkembang penggunaannya ke berbagai bidang lain. (Strategi)

          Suatu tindakan yang dilakukan dengan terampil. Pada prakteknya dilapangan maka sebuah taktik tidak bisa lepas dengan strategi, jadi dengan kata lain taktik adalah cara-cara untuk melakukan strategi dengan baik. (Taktik)

Ø  Perbedaan Taktik dan Strategi

          Taktik memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan strategi. Dalam olahraga maka taktik adalah suatu pola pikir tentang bagaimana menerapkan teknik-teknik ang telah dikuasai didalam bermain untk menyerang lawan secara sportif guna mencari kemenangan, sedangkan strategi adalah siasat yang dibuat sebelum atau menjelang pertandingan. Taktik adalah tindakan yang dilakukan secara terampil, sedangkan strategi adalah rencana yang dibuat secara terampil. Jadi bisa disimpulkan yaitu strategi itu rencananya, dan taktik adalah cara-cara untuk melakukan strategi tersebut.

KASUS

“Sistem Informasi Pada Pizza Hut”

          Pizza Hut Inc. merupakan restoran pizza terbesar di dunia baik dari segi jumlah outlet dan pangsa pasar yang dimilikinya (lebih dari 11.000 dan outlet pengiriman 90 negara di seluruh dunia). Pizza Hut didirikan pada tahun 1958 di Wichita oleh Frank Carney. Dan mulai melakukan bisnis pertamanya bekerjasama dengan mitra kerjanya yaitu John Bender.

          Pada awal 1960-an Pizza Hut tumbuh dengan strategi pemasaran yang agresif dan pada tahun 1966, ketika jumlah unit waralabanya mencapai 145, sebuah kantor rumah didirikan untuk mengkoordinasikan bisnis dari Wichita. Tahun 1980-an muncul pesaing-pesaing baru Pizza Hut seperti, Little Caesar, Domino Pizza International, dan Pizza Express, bersaing untuk memperebutkan pangsa pasar di Amerika Serikat. Untuk memperkuat brand-nya, Pizza Hut memperkenalkan menu “Pizza Pan” pada tahun 1980 di seluruh jaringan outlet. Keberhasilan tambahan baru ke menu Pizza Hut difasilitasi oleh sumber daya pemasaran yang disediakan oleh PepsiCo. Dalam persaingan yang ketat di bidang makanan cepat saji, Pizza hut menerapkan keunggulan teknologi informasi seperti :

1.  Penggunaan internet sebagai media promosi serta pemesanan pizza.

2.  Penggunaan sistem Point of Sales (POS) yang terintegrasi dengan sistem otomatis oprasional “back of store”.

3.  Melakukan pengembangan aplikasi “suite” untuk membantu store manager dalam hal perencanaan dan peramalan bisnis, manajemen inventorir dan manajemen sumberdaya manusia.

4.  Menerapkan sistem untuk memberitahu manager terkait dengan problem yang berpotensi akan terjadi serta terhubung ke kantor pusat untuk memonitor performance dari tiap outlet.

5.  Menerapkan perangkat nirkabel untuk sebagai bagian sistem pemesanan 

          Melalui peningkatan langkah-langkah pemasaran, seperti program loyalitas Ponta poin dan kampanye promosi, Pizza Hut berusaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem pemesanan melalui online menjadi salah satu gebrakan Pizza Hut dalam peningkatkan kepuasan pelanggan, pelanggan dapat membayar menggunakan kartu kredit, poin, dan kartu multi Ponta. Untuk saat ini, terjadi peningkatan pemesanan dengan ponsel namun tidak diikuti dengan waktu pelayanan. Dengan peningkatan layanan dan kenyamanan dengan sistem online, Pizza Hut mengantisipasi peningkatan pesanan online, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pesanan telepon dan meningkatkan efesiensi operasional. Selanjutnya, peningkatan sistem akan memungkinkan Pizza Hut untuk memberikan berinteraksi dengan cepat ke lebih banyak pelanggan dan terus menawarkan penawaran khusus.

Fitur sistem yang diaplikasikan oleh Pizza Hut di Amerika dan Jepang meliputi :

1.  Pertama kali di industri makanan cepat saji untuk sistem pemesanan 24/7. Dengan sistem baru, Pizza Hut rantai pizza pertama untuk menerima pesanan online untuk pengiriman dalam waktu 24 jam sehari. Sistem akan menerima pesanan sampai dua bulan di muka.

2.  Sistem baru ini memungkinkan Pizza Hut untuk menerima pesanan kartu kredit pembayaran, sehingga pelanggan dapat menghindari kewajiban membayar tunai.

3.  Pelanggan dapat menggunakan kartu Multi Ponta, yaitu mitra multi-program, sehingga pelanggan dapat menggunakan akumulasi poin mereka sebagai pengganti uang untuk melakukan pembelian.

4.  Kupon untuk pelanggan individu. Dengan mendaftar secara online, pelanggan dapat menerima kupon disesuaikan melalui email. Melalui fitur simulasi tabungan baru dijadwalkan untuk ketersediaan pada awal Agustus, pelanggan menentukan set makan menawarkan nilai terbaik atau mana yang kupon mereka akan lebih baik untuk digunakan tergantung pada apa barang-barang mereka telah memerintahkan, untuk tinggi layanan nilai tambah.

5.  Pemesanan menggunakan telepon selular. Pengguna Flash di ponsel telah meningkatkan daya tarik visual, sehingga pemesanan dapat pula menggunakan smartphone.

          Melalui penggunaan sistem baru, Pizza Hut berusaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membuat pemesanan online lebih nyaman. Dengan pasar yang akan dituju adalah dua juta pelanggan pengguna internet yang telah terdaftar. Rasio pengguna internet yang tinggi akan memungkinkan Pizza Hut untuk lebih meningkatkan kemampuan untuk menyediakan pelanggan informasi yang lebih personal. Selanjutnya, Pizza Hut akan lebih cepat melayani pesanan pelanggan lebih cepat. Dalam persaingan yang ketat di bidang makanan cepat saji, Pizza Hut menerapkan keunggualan teknologi informasi yang lebih maju dibandingkan pesaing-pesaingnya.

Pertanyaan Diskusi

1.    Seperti yang telah dikatakan sebelumnya bahwa tidak ada keunggulan strategis yang dapat dipertahankan. Apakah kamu setuju dengan pendapat tersebut? Jelaskan!

Jawab :

Tidak, kami tidak setuju karena keunggulan strategis masih bisa dipertahankan. Dewasa ini pentingnya keunggulan bersaing sangat besar, sehingga keunggulan bersaing merupakan bagaimana suatu perusahaan benar-benar dapat menerapkan strategi generik tersebut dalam prakteknya. Didalam perencanaan strategik ini juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi. Keunggulan strategik dapat dilihat dari pentingnya perencanaan strategik itu sendiri, ada 3 alasan yaitu:

·         Perencanaan strategik memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.

·         Pemahaman terhadap perencanan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya.

·         Perencanaan strategik merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manejer dan organisasi

Dengan kata lain, perencanaan strategis perusahaan sangat penting atau memiliki keunggulan yang dapat dipertahankan karena tanpa strategis seorang menejer seolah-olah melangkah dalam ketidakpastian.

2.    Seperti yang dikatakan sebelumnya, kaunggulan yang dimiliki pemimpin pasar ritel seperti Dell dan Walmart dalam memenangkan persaingan bukan disebabkan oleh teknologi, melainkan manajemen. Apakah anda setuju? Jelaskan!

Jawab :

Kami setuju, karna Walmart umumnya selalu memenangkan persaingan yang disebabkan oleh cara kerja manajemen dengan memberi nilai bagi pelanggan dengan menerapkan strategi yang termasuk kedalam konsep manajemen. Pengaturan sistem manajemen yang baik disetiap toko-tokonya membuat Walmart cepat berkembang berjalan dengan baik. Tujuan Walmart itu sendiri ialah menghemat uang pelanggan sehingga pelanggan itu snediri dapat hidup lebih baik dengan mengarahkan perusahaannya kepada perkembangan global dunia. Jika pihak walmart tidak menerapkan strategi manajemen yang baik, bisa saja Walmart mengalami kerugian akibat salah langkah. Ketelitian manajemen Walmart sendiri sangat penting sebab didalamnya perusahaan membutuhkan manajemen untuk menjalankan proses perusahaan.

3.    Apa masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam menentukan apakah internet akan menunjang keunggulan kompetitif perusahaan anda?

Jawab :

Penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datanya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Secara khusus dapat dinyatakan bahwa penyusunan dan pengembangan perencanaan strategi informasi merupakan upaya peningkatan peranan fungsi dan nilai sistem informasi setiap unit kegiatan manajemen dan operasional perusahaan untuk meningkatkan kemampuan bersaingnya. Salah satu masalah yang perlu diperhatikan sebelum kita menjadikan internet sebagai penunjang keunggulan kompetitif perusahaan yaitu masalah kebobolan data perusahaan. Ini merupakan hal yang harus diperhatikan perusahaan agar internet tidak menjadi bomerang bagi perusahaan itu sendiri. Perusahan dapat meraih keuntungan yang maksimal apabila dapat merealisir dan memanfaatkan internet dengan baik, perusahaan sendiri dapat meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai dengan melakukan akses internet yang canggih, tetapi ada juga keterbatasan akses bagi setiap perusahaan yang selalu ingin terburu-buru dalam melakukan pekerjaan.