SISTEM INFORMASI,
ORGANISASI, DAN STRATEGI
Sistem Informasi yaitu suatu sistem
yang menyediakan informasi untuk manajamen dalam mengambil keputusan dan juga
untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan
kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang
terorganisasi. Sebagai contoh : Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi
penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan
informasi tersebut seorang manajer bisa membuat kebutuhan, stock buku apa yang
harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tau buku
apa yang paling laris dibeli konsumen, sehinga mereka bisa memutuskan buku
tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.
Sistem informasi menurut Henry Lucas
adalah prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.
Komponen-komponen
Sistem Informasi :
·
Komponen Input
Merupakan data yang masuk ke dalam
sistem informasi
·
Komponen Model
Kombinasi prosedur, logika, dan model
matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan
·
Komponen Output
Output informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai
sistem
·
Komponen Teknologi
Merupakan alat dalam sistem informasi,
teknologi digunakan unuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
output dan memantau pengendalian sistem
·
Komponen Basis Data
Kumpulan data yang saling berhubungan
yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database
·
Komponen Kontrol
Pengendalian yang dirancang untuk
menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi
Ciri-ciri
Sistem informasi
1. Baru,
adalah informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima
2. Tambahan,
adalah informasi dapat diperbaharui atau memberikan tambahan terhadap informasi
yang sebelumnya
3. Kolektif,
adalah informasi yang dapat menjadi suatu koreksi dari informasi yang salah
sebelumnya
4. Penegas,
adalah informasi yang dapat mempertegas informasi yang telah ada
Pengertian
Organisasi secara umum merupakan suatu perkumpulan dari sekelompok orang yang
saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Semua orang yang telah
terkumpul dalam suatu organisasi sudah sepakat untuk mencapai tujuan tertentu,
melalui sumberdaya yang sistematis dan rasional yang terkendali serta adanya
pemimpin yang memimpin operasional organisasi secara terencana. Menurut James
D. Mooney organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama. Sedangkan menurut Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu
sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Unsur-unsur
Organisasi :
1. Manusia
: sebuah organisasi akan terbentuk jika terdapat unsur manusia yang saling
bekerjasama, ada pemimpin dan juga ada dipimpin telah terpenuhi
2. Sasaran
atau tujuan : sebuah organisasi akan terbentuk jika mempunyai suatu tujuan yang
ingin dicapai
3. Pekerjaan
: sebuah organisasi akan terbentuk jika mempunyai pekerjaan yang akan
dikerjakan serta adanya pembagian kerja
4. Teknologi
: sebuah organisasi akan terbentuk jika terdapat unsur-unsur teknisnya
5. Tempat
kedudukan : sebuah organisasi akan terbentuk jika ada tempat kedudukannya
6. Struktur
: sebuah organisasi akan terbentuk terdapat hubungan antara manusia satu dengan
manusia lainnya, sehingga terciptalah organisasi
7. Lingkungan
: sebuah organisasi akan terbentuk jika lingkungannya sangat mendukung dan
saling mempengaruhi, seperti mialnya adanya sistem kerjasama sosial
Tujuan
organisasi memiliki pengaruh dalam mengembangkan organisasi baik untuk
perekruan anggota dan pencapaian apa yang akan atau ingin dilakukan dalam
proses berjalannya organisasi tersebut.
·
Sebagai tempat untuk
mendapatkan penghargaan
·
Sebagai tempat
mengelola secara bersama-sama
·
Sebagai tempat untuk
mencapai tujuan secara efisien dan selektif karena secara kolektif atau
bersama-sama
Ciri-ciri Organisasi Modern :
·
Cenderung spesialisasi
·
Adanya asas-asas
organisasi
·
Pengelolaan data
semakin cepat
·
Unsur-unsur Organisasi
yang lebih lengkap
·
Penggunaan staf yang
lebih intensif
·
Organisasi yang
bertambah besar
Ciri-ciri
Organisasi secara Umum :
§ Adanya
kerjasama secara terstruktur
§ Mempunyai
sasaran dan tujuan
Unsur-unsur Dasar organisasi :
- Proses
kegiatan organisasi
- Sumber
energi
- Formalitas
- Hubungan
- Struktur
- Wewenang
- Misi
- Visi
- Anggota
atau personal
Teori-teori
Organisasi
a. Teori Organisasi Klasik
Telah berkembang dalam 3 jenis aliran
yaitu :
- Teori
Birokrasi, telah dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya yang berjudul “The
Protestant Ethic and Spirit of Capitalism”.
- Teori
Administrasi, teori telah dikembangkan atas sumbangan dari Lyndall Urwick dan
Henry Fayol dari eropa serta Reliey dan Mooeny dari Amerika.
- Manajemen
Ilmiah, telah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor yang dimulai sejak
tahun 1900.
b. Teori Organisasi Neo Klasik
Teori yang sudah dikemukakan pada teori
Neoklasik :
- Partisipasi
yakni melibatkan setiap orang dalam melakukan proses pengambilan keputusan.
- Perluasan
kerja yakni sebagai kebalikan dari pola spesialisasinya
- Manajemen
Bottom Up yang akan dapat memberikan kesempatan para junior untuk melakukan
partisipasi untuk pengambilan keputusan manajemen puncak.
c. Teori Organisasi Modern
Teori
modern dipelopori oleh Herbert Simon yang ditandai dan dimulai pada saat
berakhirnya gerakan Contingency. Sistem terbuka yang dipelopori oleh Robert
Kahn dan Katz dalam bukunya “The Sosial Psychology of Organization” yang
menjelaskan pada bukunya yaitu Keunggulan Sistem Terbuka.
Manfaat
Organisasi
·
Melatih kepemimpinan
·
Kuat dalam menghadapi
suatu tekanan
·
Mudah memecahkan suatu
masalah
·
Tercapainya sebuah
tujuan
·
Melatih mental
berbicara dihadapan publik
·
Memperluas pergaulan
·
Mampu untuk mengatur
waktu secara baik
·
Sebagai ajang
pembelajaran kerja yang sebenarnya
·
Meningkatkan
pengetahuan dan wawasan
·
Membentuk karakteristik
dengan seseorang
Ø Pengertian
Strategi dan Taktik
Suatu
pendekatan secara keseluruhan yang berkenaan sengan pelaksanaan gagasan,
perecanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Pada
awalnya kata strategi hanya digunakan dalam istilah militer, namun kemudian
berkembang penggunaannya ke berbagai bidang lain. (Strategi)
Suatu
tindakan yang dilakukan dengan terampil. Pada prakteknya dilapangan maka sebuah
taktik tidak bisa lepas dengan strategi, jadi dengan kata lain taktik adalah
cara-cara untuk melakukan strategi dengan baik. (Taktik)
Ø Perbedaan
Taktik dan Strategi
Taktik
memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat
dibandingkan dengan strategi. Dalam olahraga maka taktik adalah suatu pola
pikir tentang bagaimana menerapkan teknik-teknik ang telah dikuasai didalam
bermain untk menyerang lawan secara sportif guna mencari kemenangan, sedangkan
strategi adalah siasat yang dibuat sebelum atau menjelang pertandingan. Taktik
adalah tindakan yang dilakukan secara terampil, sedangkan strategi adalah
rencana yang dibuat secara terampil. Jadi bisa disimpulkan yaitu strategi itu
rencananya, dan taktik adalah cara-cara untuk melakukan strategi tersebut.
KASUS
“Sistem Informasi Pada Pizza Hut”
Pizza Hut Inc. merupakan restoran pizza terbesar di dunia baik dari segi
jumlah outlet dan pangsa pasar yang dimilikinya (lebih dari 11.000 dan outlet
pengiriman 90 negara di seluruh dunia). Pizza Hut didirikan pada tahun 1958 di
Wichita oleh Frank Carney. Dan mulai melakukan bisnis pertamanya bekerjasama
dengan mitra kerjanya yaitu John Bender.
Pada awal 1960-an Pizza Hut
tumbuh dengan strategi pemasaran yang agresif dan pada tahun 1966, ketika
jumlah unit waralabanya mencapai 145, sebuah kantor rumah didirikan untuk
mengkoordinasikan bisnis dari Wichita. Tahun 1980-an muncul pesaing-pesaing
baru Pizza Hut seperti, Little Caesar, Domino Pizza International, dan Pizza
Express, bersaing untuk memperebutkan pangsa pasar di Amerika Serikat. Untuk
memperkuat brand-nya, Pizza Hut memperkenalkan menu “Pizza Pan” pada tahun 1980
di seluruh jaringan outlet. Keberhasilan tambahan baru ke menu Pizza Hut
difasilitasi oleh sumber daya pemasaran yang disediakan oleh PepsiCo. Dalam
persaingan yang ketat di bidang makanan cepat saji, Pizza hut menerapkan
keunggulan teknologi informasi seperti :
1. Penggunaan internet sebagai media promosi serta pemesanan pizza.
2. Penggunaan sistem Point of Sales (POS) yang terintegrasi dengan sistem
otomatis oprasional “back of store”.
3. Melakukan pengembangan aplikasi “suite” untuk membantu store manager dalam
hal perencanaan dan peramalan bisnis, manajemen inventorir dan manajemen
sumberdaya manusia.
4. Menerapkan sistem untuk memberitahu manager terkait dengan problem yang
berpotensi akan terjadi serta terhubung ke kantor pusat untuk memonitor
performance dari tiap outlet.
5. Menerapkan perangkat nirkabel untuk sebagai bagian sistem pemesanan
Melalui peningkatan
langkah-langkah pemasaran, seperti program loyalitas Ponta poin dan kampanye
promosi, Pizza Hut berusaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem
pemesanan melalui online menjadi salah satu gebrakan Pizza Hut dalam
peningkatkan kepuasan pelanggan, pelanggan dapat membayar menggunakan kartu
kredit, poin, dan kartu multi Ponta. Untuk saat ini, terjadi peningkatan
pemesanan dengan ponsel namun tidak diikuti dengan waktu pelayanan. Dengan
peningkatan layanan dan kenyamanan dengan sistem online, Pizza Hut
mengantisipasi peningkatan pesanan online, sehingga mengurangi waktu yang
dihabiskan untuk pesanan telepon dan meningkatkan efesiensi operasional.
Selanjutnya, peningkatan sistem akan memungkinkan Pizza Hut untuk memberikan
berinteraksi dengan cepat ke lebih banyak pelanggan dan terus menawarkan
penawaran khusus.
Fitur sistem yang diaplikasikan oleh Pizza Hut di Amerika dan Jepang
meliputi :
1. Pertama kali di industri makanan cepat saji untuk sistem pemesanan 24/7.
Dengan sistem baru, Pizza Hut rantai pizza pertama untuk menerima pesanan
online untuk pengiriman dalam waktu 24 jam sehari. Sistem akan menerima pesanan
sampai dua bulan di muka.
2. Sistem baru ini memungkinkan Pizza Hut untuk menerima pesanan kartu kredit
pembayaran, sehingga pelanggan dapat menghindari kewajiban membayar tunai.
3. Pelanggan dapat menggunakan kartu Multi Ponta, yaitu mitra multi-program,
sehingga pelanggan dapat menggunakan akumulasi poin mereka sebagai pengganti
uang untuk melakukan pembelian.
4. Kupon untuk pelanggan individu. Dengan mendaftar secara online, pelanggan
dapat menerima kupon disesuaikan melalui email. Melalui fitur simulasi tabungan
baru dijadwalkan untuk ketersediaan pada awal Agustus, pelanggan menentukan set
makan menawarkan nilai terbaik atau mana yang kupon mereka akan lebih baik
untuk digunakan tergantung pada apa barang-barang mereka telah memerintahkan,
untuk tinggi layanan nilai tambah.
5. Pemesanan menggunakan telepon selular. Pengguna Flash di ponsel telah
meningkatkan daya tarik visual, sehingga pemesanan dapat pula menggunakan
smartphone.
Melalui penggunaan sistem
baru, Pizza Hut berusaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membuat
pemesanan online lebih nyaman. Dengan pasar yang akan dituju adalah dua juta
pelanggan pengguna internet yang telah terdaftar. Rasio pengguna internet yang
tinggi akan memungkinkan Pizza Hut untuk lebih meningkatkan kemampuan untuk
menyediakan pelanggan informasi yang lebih personal. Selanjutnya, Pizza Hut
akan lebih cepat melayani pesanan pelanggan lebih cepat. Dalam persaingan yang ketat di bidang makanan
cepat saji, Pizza Hut menerapkan keunggualan teknologi informasi yang lebih
maju dibandingkan pesaing-pesaingnya.
Pertanyaan
Diskusi
1.
Seperti
yang telah dikatakan sebelumnya bahwa tidak ada keunggulan strategis yang dapat
dipertahankan. Apakah kamu setuju dengan pendapat tersebut? Jelaskan!
Jawab :
Tidak,
kami tidak setuju karena keunggulan strategis masih bisa dipertahankan. Dewasa
ini pentingnya keunggulan bersaing sangat besar, sehingga keunggulan bersaing
merupakan bagaimana suatu perusahaan benar-benar dapat menerapkan strategi
generik tersebut dalam prakteknya. Didalam perencanaan strategik ini juga
merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan
organisasi. Keunggulan strategik dapat dilihat dari pentingnya perencanaan
strategik itu sendiri, ada 3 alasan yaitu:
·
Perencanaan
strategik memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.
·
Pemahaman
terhadap perencanan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan
lainnya.
·
Perencanaan
strategik merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manejer dan
organisasi
Dengan kata lain,
perencanaan strategis perusahaan sangat penting atau memiliki keunggulan yang
dapat dipertahankan karena tanpa strategis seorang menejer seolah-olah
melangkah dalam ketidakpastian.
2.
Seperti
yang dikatakan sebelumnya, kaunggulan yang dimiliki pemimpin pasar ritel
seperti Dell dan Walmart dalam memenangkan persaingan bukan disebabkan oleh
teknologi, melainkan manajemen. Apakah anda setuju? Jelaskan!
Jawab :
Kami
setuju, karna Walmart umumnya selalu memenangkan persaingan yang disebabkan
oleh cara kerja manajemen dengan memberi nilai bagi pelanggan dengan menerapkan
strategi yang termasuk kedalam konsep manajemen. Pengaturan sistem manajemen
yang baik disetiap toko-tokonya membuat Walmart cepat berkembang berjalan
dengan baik. Tujuan Walmart itu sendiri ialah menghemat uang pelanggan sehingga
pelanggan itu snediri dapat hidup lebih baik dengan mengarahkan perusahaannya
kepada perkembangan global dunia. Jika pihak walmart tidak menerapkan strategi
manajemen yang baik, bisa saja Walmart mengalami kerugian akibat salah langkah.
Ketelitian manajemen Walmart sendiri sangat penting sebab didalamnya perusahaan
membutuhkan manajemen untuk menjalankan proses perusahaan.
3.
Apa
masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam menentukan apakah internet akan
menunjang keunggulan kompetitif perusahaan anda?
Jawab :
Penyebab
utama terjadinya era globalisasi yang datanya lebih cepat dari dugaan semua
pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Secara khusus dapat
dinyatakan bahwa penyusunan dan pengembangan perencanaan strategi informasi
merupakan upaya peningkatan peranan fungsi dan nilai sistem informasi setiap
unit kegiatan manajemen dan operasional perusahaan untuk meningkatkan kemampuan
bersaingnya. Salah satu masalah yang perlu diperhatikan sebelum kita menjadikan
internet sebagai penunjang keunggulan kompetitif perusahaan yaitu masalah
kebobolan data perusahaan. Ini merupakan hal yang harus diperhatikan perusahaan
agar internet tidak menjadi bomerang bagi perusahaan itu sendiri. Perusahan
dapat meraih keuntungan yang maksimal apabila dapat merealisir dan memanfaatkan
internet dengan baik, perusahaan sendiri dapat meraih keunggulan kompetitif
dengan menciptakan suatu rantai nilai dengan melakukan akses internet yang
canggih, tetapi ada juga keterbatasan akses bagi setiap perusahaan yang selalu
ingin terburu-buru dalam melakukan pekerjaan.